各有关学院及项目负责人：
2025年度湖南省自然科学基金项目的申报工作已于8月中旬启动，为便于各项目负责人申报2025年度的湖南省自然科学基金项目，现对2024年12月31日到研究期限的湖南省自然科学基金项目开展验收结题工作，有关事项通知如下：
一、结题对象
2021年立项且通过延期申请已达到研究期限的项目、2022年度立项的省自科项目（详见附件7）。
结题验收分两批集中开展，第一批项目结题验收工作计划于9月上旬完成，第二批项目结题验收工作计划于12月中旬完成。
二、结题流程
1、注意事项：从2024年开始，面上项目、青年项目由学校承担验收审核职责，符合结题要求的项目经学校公示无异议后，上报至科技厅核定后发放验收证书，区域联合基金项目由项目推荐单位市科技局组织验收审核，其余类型项目按以往流程进行结题。
2、项目逾期未结题，将按照程序纳入科研诚信管理。请项目负责人认真阅读相关管理办法，对照任务书考核指标以及相关验收条件,做好结题各项工作。
项目负责人登录湖南省科技管理信息系统公共服务平台（http://kjgl.kjt.hunan.gov.cn，以下简称“系统”;如忘记账号密码且无法自行找回，可以联系科技处项目科发送重置密码邮件）,点击“填写验收申请”下“进入填写”,根据系统要求填写提交结题验收材料(系统模板文件详见附件3，请注意查看批注提醒)。在线提交材料后，项目负责人要关注系统状态,如结题材料退回修改,及时修改后重新提交。
3、注意面上项目、青年基金项目负责人下载《湖南省自然科学基金验收工作清单》（详见附件4）填写相关信息，内容应与系统在线填写内容(主要是结题简况表部分)保持一致。
项目负责人同时填写《湖南省自然科学基金项目结题验收汇总表》（附件5），并提交所有结题验收材料纸质版至所在二级单位审核汇总。
2、二级单位仔细审核项目负责人提交的全部验收材料，并组织专家验收评审（要求至少有三名省内高级职称小同行的专家签字，且项目组成员不能作为专家），在《项目研究工作总结报告》（详见附件3）中出具专家评价意见，同时经二级单位学术委员会负责人同意并签字后交科技处，科技处统一审核原件办理盖章后，再返回项目负责人扫描上传系统（专家签字页提交两份，一份由学院学术委员会签字盖章，一份签字盖章处空白，由科技处审核后盖章）。
二级单位汇总审核《湖南省自然科学基金项目结题验收汇总表》（附件5），签字盖章以后交至科技处。
3、科技处根据二级单位提交的面上、青年项目的验收材料进行审核并公示（5个工作日），公示无异议后于系统提交验收材料。
4、科管系统工作进度为“科技厅已核定”7天后，负责人可自行在系统打印验收证明。
三、注意事项
1、结题简况表中可以多选符合条件的结题方式，但务必将相关佐证材料（专利证书、高级别项目盖章件批文等证明材料、论文首页标注页、《SCI》《EI》《CPCI》收录检索证明、科学技术奖励证书等相关材料）作为附件上传系统。佐证材料建议以“目录（如涉及多类则添加）+清单+具体佐证”形式整理提供。
2、“人才培养及学术交流”中如项目执行期有培养研究生，请将所培养研究生毕业论文封面（限指导老师为项目负责人）及毕业证书作为附件上传系统。
3、项目负责人根据项目已有经费支出，填写经费决算表（注意检查：简况表支出金额的单位为“万元”，系统中支出数据需与决算表保持一致，否则需退回修改；决算表的结余数不能为负数），签字后到财务处或审计处审核并签字盖章。
联合基金项目系统填写决算表时，将财政经费填在“预算调整数”一栏，在附件决算表如实填报说明经费信息。
4、项目负责人不得将非本人或非参与者所取得的研究成果，以及与受资助项目无关的研究成果录入系统。未标注“湖南省自然科学基金资助”及项目编号的论文不能作为项目结题成果，尚未正式发表的文章不能作为结题成果列入。请用在学术论文中“湖南省自然科学基金资助”及项目编号处作好醒目标识。《SCI》、《EI》、《CPCI》收录论文还需提供检索证明。
5、、项目负责人应对提交的结题报告和研究成果附件等材料的真实性、完整性、合规性负责。本次验收无需提交科技报告，其他所有需签字盖章的材料，都需上传签字盖章彩色扫描件。
四、时间安排
1、即日起，请参加第一批结题验收工作的项目负责人准备结题验收材料并及时提交至学院。
2、请各二级学院组织好专家验收评审工作，分别于2024年9月3日、12月10日前，反馈参加第一批、第二批《2024年度湖南省自然科学基金项目结题验收汇总表》（电子档和纸质档），同时将验收项目《湖南省自然科学基金项目验收审核工作清单》、《项目研究工作总结》、经费决算表、验收支撑材料等原件交科技处，科技处审核后统一办理盖章后返回，由负责人扫描上传系统。
3、2024年9月6日前，请参加第一批结题验收工作的项目负责人在系统中提交结题材料。
4、2024年12月13日前，请参加第二批结题验收工作的项目负责人于系统提交结题材料。
5、科技处将统一进行验收公示，请务必按以上时间节点提交验收材料。
五、其他要求
1、项目需要延期的，原则上项目负责人应于项目执行期满前3个月内于科管系统提出延期申请，由学校审核后报科技厅审批。项目延期一般只能申请一次，延期时间不超过一年。
2、如项目需申请延期或提前验收（提前验收项目须完成任务书的全部考核指标），均需办理重大事项变更，需填写提交《关于省科技创新计划项目重大事项变更申请的函》（附件5），同时需于系统办理重大事项变更流程，请提前联系科技处。
3、省自然科学基金项目实行限项申请，如计划申请2025年度省自然科学基金项目，请于第一批完成项目结题验收工作。
4、所有本年度应结题项目需在12月15日前办理结题手续，未完成视为逾期，将纳入湖南省科技厅失信名单。
5、拟申报2025年度省自科项目的负责人注意提交材料时间，需学校公示后以公文形式上报省科技厅申请结题验收审定；未经学校公示并上报的结题项目，科技厅将不予审定，项目负责人将无法申报2025年度省自科项目。
六、联系人
科技处项目科：徐柳 0736-7186165 逸夫楼A513室
注：暑假期间办理盖章事宜，请直接联系相应部门的值班老师。
科技与社会服务处
2024年8月19日
