湖南文理学院文件
校政字〔2017〕27号
湖南文理学院
关于印发《湖南文理学院纵向科研经费管理
办法》的通知
校属各单位：
《湖南文理学院纵向科研经费管理办法》经学校研究通过，现予以公布。
湖南文理学院
2017年5月31日
湖南文理学院纵向科研经费管理办法
第一章 总 则
第一条 根据中共中央办公厅和国务院办公厅《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》（中办发〔2016〕50号）、国务院《关于改进加强中央财政科研项目和资金管理的若干意见》（国发〔2014〕11号）、《关于调整国家科技计划和公益性行业科研专项经费管理办法若干规定的通知》（财教〔2011〕434号）、湖南省委办公厅和省政府办公厅《关于完善省级科研项目资金管理激发创新活力的若干政策措施》（湘办发〔2017〕9号）、湖南省教育厅和省财政厅《关于进一步加强省属高校科研经费管理的通知》（湘教通〔2014〕460号）等文件精神，结合我校实际情况，学校特制定本管理办法。
第二条 本办法中的纵向科研项目经费是指学校通过承担国家、地方政府部门、学校和公益性行业的各类科研计划（含基金等）所取得的项目（或课题）经费以及政府间国际科技合作项目经费（应提供正式立项文件、申报材料及经费划拨证明等认定材料）。经费来源性质包括：
（一）中央或地方财政资金。
（二）校内科研项目经费：是指湖南文理学院科研基金项目经费、博士科研启动项目经费等。
（三）子项目经费：子项目是指外单位为第一承担单位，我校作为协作单位参加，我校教师为项目组主要成员，有针对该子课题正式下文的立项编号（或承担单位科技部门出示的正式公文），并有拨入我校账户的科研经费。
第二章 纵向科研项目经费管理体制
第三条 学校实行“统一领导、分级管理、责任到人”的科研经费管理体制，明确建立分级管理制度,建立健全学校、教学院、项目组三级管理体制，明确管理责任。科研经费使用实行项目负责人负责制。
第四条 学校建立健全科研经费协同管理监督机制。各职能部门、教学院根据管理职责和权限，在科研经费使用、管理与监督方面各负其责、相互协作、密切配合，做好科研经费管理工作，确保经费使用权、管理权和监督权落到实处。科研经费使用、管理与监督的相关部门和个人包括：科学技术发展研究院（以下简称：科研院）、财务处、实验室建设与设备管理处、校园建设与资产管理处、招投标管理中心、审计处、纪委监察处、人事处、教学院等部门和项目负责人，其各自在经费管理过程中承担的职责如下：
（一）科研院负责项目管理和合同管理；指导项目负责人编制经费预算并负责经费预算审核；核定科研经费的类型；审核外拨科研经费；跟踪科研经费到位、拨付情况；办理技术合同登记和技术收入的核定等。
（二）财务处负责科研经费会计核算工作；协同指导项目负责人编制项目经费预算；监督、指导项目负责人依照项目预算或合同约定以及有关财经法规使用经费；审查项目决算；协助项目负责人结题审计等。
（三）校园建设与资产管理处负责科研经费购置的仪器设备的验收、登记、入库和出库（资产账目的调整、报废报损等）等管理工作，并针对资产使用情况进行使用效益考核。
（四）实验室建设与设备管理处负责科研经费购置仪器设备的采购、共享、维修等管理工作。
（五）招投标管理中心负责科研经费用于购买大型仪器设备政府集中采购与校内集中采购的组织、实施和管理工作。
（六）审计处、纪委监察处等部门负责科研经费的审计和监督，按国家和学校的要求，定期对科研经费使用和管理进行检查或专项审计，监督、检查项目负责人按照项目预算或合同约定在其权限范围内使用经费，确保科研经费合法、合理、合规使用。
（七）人事处：协同科研院做好博士科研启动项目立项和经费上账;确保新进、调离、离退休、辞职、已故、被学校除名或开除的教师及时通知科研院等部门。
（八）各教学院是科研活动的基层管理单位，对本单位科研经费使用承担监管责任。负责组织学习和宣传国家及学校有关科研经费管理制度；根据学科特点和项目实际需要，负责合理配置资源，为科研项目执行提供条件保障；配合科研院、财务处监督经费预算执行，督促项目研究进度；对项目执行、经费使用等情况予以指导和监督；配合学校对科研工作进行绩效考核。
（九）项目负责人对所承担的项目经费的使用和管理负主要责任，自觉接受有关部门的监督和检查，对科研经费使用的合规性、真实性、有效性和合理性承担法律责任；项目负责人应依法据实编制项目预算和决算，按照项目批复预算和合同要求使用经费，接受上级、学校和学院的监督检查。
第三章 纵向科研经费开支范围
第五条 纵向科研项目凡批准立项部门有文件规定的，其开支范围按相应的文件规定执行；没有明确规定的，可参照国家科技计划和公益性行业科研专项的开支范围执行，将纵向科研项目经费分为直接费用和间接费用。
第六条 纵向科研项目经费的直接费用是指在项目研究过程中发生的与之直接相关的费用，具体包括：设备费、材料费、测试化验加工费、燃料动力费、差旅费/会议费/国际合作与交流费、出版印刷/文献/信息传播/知识产权事务费、劳务费、专家咨询费、数据采集费、其他费用。
（一）设备费：是指在项目实施过程中购置或试制专用仪器设备，以及对现有仪器设备进行升级改造或租赁使用外单位仪器设备而发生的费用。
（二）材料费：是指在项目实施过程中由于消耗各种必需的原材料、辅助材料等低值易消耗品而发生的采购、运输、装卸和整理等费用。
（三）测试化验加工费：是指在项目实施过程中支付给外单位（包括学校内部独立经济核算单位）发生的检验、测试、设计、化验及加工等费用。
（四）燃料动力费：是指在项目研究过程中相关大型仪器设备、专用科学装置等运行发生的可以单独计量的水、电、气、燃料等费用。
（五）会议费/差旅费/国际合作与交流费：指在项目研究过程中开展学术研讨、咨询交流、考察调研等活动而发生的会议、交通、食宿等费用，以及项目研究人员出国及赴港澳台、外国专家来华及港澳台专家来内地开展学术合作与交流的费用。会议费/差旅费/国际合作与交流费不超过直接费用的10%的，不需要提供预算测算依据。
1.差旅费：是指在项目实施过程中开展科学实验（试验）、科学考察、业务调研、学术交流等所发生的外埠差旅费、市内交通费用等。出差人员原则上应为项目组成员。列支差旅费应提供出差审批表和有关原始票据，出差目的、事由、出差人数等信息应当齐全；项目组成员参加与项目研究任务相关的国内学术会议注册费、会务费列入差旅费；严格执行国家有关差旅费报销标准。
2.会议费：是指在项目实施过程中为组织开展相关的学术研讨、咨询以及协调任务等活动而发生的会议费用，包括会议房租费、文件资料的印刷费、宣传费、交通费等，会议聘请专家发生的咨询费、评审费、讲课费、会议工作人员劳务费等在相应的科目列支，不在会议费中列支。会议费支出手续要完备，要有经批准的会议经费预算表及审批文件（利用财政专项和科研项目经费的，还应提供批复的项目预算书）、会议通知（包含会议议程）、参会人员签到表等相关会议证明材料；会议开支标准应严格执行国家有关标准，严禁铺张浪费；严格控制会议规模、会议数量和会期。
3.国际合作与交流费：是指在项目实施过程中相关人员出国及外国专家来华工作而发生的费用。出国人员应当为项目组成员；出国任务应当与项目任务相关；出访目的地、国别、天数次数和人员规模应与预算相符；列支出国费用要有邀请函、批件、国外行程单、出国调研报告等凭据；严格执行国家关于出国补助标准的规定。
（六）出版印刷/文献/信息传播/知识产权事务费：是指在项目实施过程中，需要支付的出版费和论文版面费（主管部门有文件规定的，按相应的文件规定执行）、宣传费、印刷费、图书购置费、学术刊物订阅费、邮寄费、专用软件购买费、文献检索费、专业通信费、专利申请及其他知识产权事务、资料费（包括资料收集、整理、复印、翻拍、翻译费等费用）。大宗专业资料和软件购置费支出应当有预算批复。
（七）劳务费：指在项目研究过程中支付给参与项目研究的研究生、博士后、访问学者以及项目聘用的研究人员、科研辅助人员等的劳务费用。支付范围应符合管理办法的规定；劳务费不设比例限制，按照计划任务书或合同约定中预算执行；参与项目研究的科研负责人、骨干技术人员（不含参与科研的公务员）经报主管部门备案后可开支劳务费。项目聘用人员的劳务费预算,其开支标准参照当地科学研究和技术服务业从业人员平均工资水平，根据其在项目研究中承担的工作任务确定，科学合理、实事求实地编制，其社会保险补助纳入劳务费科目列支。
（八）专家咨询费：是指在项目实施过程中支付给临时聘请的咨询专家的费用。支付范围应符合管理办法的规定；专家咨询费预算由项目负责人按照项目研究实际需要编制，支出标准按照国家有关规定执行；只能支付给个人，不能支付给单位；不得发放给项目组成员或支付给参与项目管理的工作人员等。
（九）数据采集费：是指在项目研究过程中发生的调查、访谈、数据购买、数据分析及相应技术服务购买等支出的费用。
（十）其他费用：是指在项目实施过程中除上述支出项目之外的其他支出。
第七条 纵向科研项目经费的间接费用是指学校在组织实施项目过程中发生的无法在直接费用中列支的相关费用，主要用于补偿责任单位为项目研究提供的现有仪器设备及房屋、水、电、气、暖消耗等间接成本，有关管理费用，以及激励科研人员的绩效支出等。校内科研项目经费无间接费用。
1.间接费用按分段超额累退比例法计算，按项目统一核定，实行总额控制，纳入学校财务统一管理，统筹安排使用。
2.间接费用由管理费、资源占用费和绩效支出组成。
①管理费：是学校在项目组织实施过程中项目申请、项目开题、项目结题、成果鉴定、成果奖励评定，以及项目财务预决算、科研财务检查、科研专项审计督查、资料档案保管等发生的科研管理费用的支出,以及学术委员会和学风建设工作领导小组等在行使学术职权时所发生的工作经费的支出。上级项目主管部门对管理费提取有明确文件规定的，按相关规定的最高限额提取；无明确规定的，若纵向科研项目含有间接费用，则从间接费用中提取5%作为管理费，无间接费用的，则从纵向科研项目经费中提取5%作为管理费。
②资源占用费：是指项目在组织实施过程中，使用学校内部非独立经济核算单位现有仪器设备及房屋的使用费、图书资料购置费、网络信息建设费、科研基础设施建设费、公共试验平台建设费，以及消耗水、电、气、暖等资源而产生的费用。社科类项目，从间接费用中提取1%作为资源占用费；自科类项目，从间接费用中提取2%作为资源占用费。资源占用费由学校统一收取。
③绩效支出：是为提高科研工作的绩效安排的相关支出，用于奖励参与项目实际研究工作，并对完成项目做出贡献的项目负责人和项目组其他研究人员，绩效支出为间接费用扣除管理费和资源占用费后的剩余部分。绩效支出由学校统一收取，统筹安排，用于项目组绩效支出。绩效支出需与科研人员在项目工作中的实际贡献挂钩，由项目负责人根据项目参与人员的工作实绩进行分配。绩效支出按年度发放，在发放时，由项目负责人填写“湖南文理学院科研项目绩效支出发放申请表”，并制定项目组成员（项目组成员以项目批文为准）绩效支出分配方案，在成员签字后经所在教学院和科研院审核同意后发放。若科研项目结题验收不合格或不能按要求结题，任何人不得领取该项目后续绩效支出。
第四章 纵向科研项目经费预、决算管理和验收
第八条 项目负责人应根据国家规定和项目主管部门或资金提供方的要求，科学、合理、真实编制经费预算，并详细说明各项支出的主要用途和测算依据；科研院和财务处共同指导项目负责人编制预算，并对项目预算进行审核。有多个单位共同承担一个项目的，项目负责人和合作单位参与者根据各自承担的研究任务分别编报资金预算，经所在单位科研、财务部门审核并签署意见后，由项目负责人汇总编制。
第九条 纵向科研项目预算一经批复，科研经费的开支应严格按照预算执行，不得擅自调整、变更预算和扩大科研经费开支范围。确需调整并符合相关科研经费管理办法规定调整范围的，由项目负责人提出申请，经报科研院审核，须报送上级主管部门审批的按相应管理办法报批。调整申请经批准后由科研院通知财务处相应调整预算。
校内科研项目经费预算如需调整，由项目负责人根据科研活动实际需要提出预算调整方案，经科研院审核同意，送财务处执行。
（一）原则上，每个科研项目在研究期限内只能进行一次预算调整。
（二）直接费用中材料费、测试化验加工费、燃料动力费、出版/文献/信息传播/知识产权事务费、资料费、数据采集费、其他支出预算如需调整，由项目组提出申请，经科研院及学校审批，报相关主管部门在财务检查、验收时确认。
（三）直接费用中设备费、会议费/差旅费/国际合作与交流费、劳务费、专家咨询费预算一般不予调增，如需调减可按上述程序调剂用于项目其他方面支出。
（四）间接费用不得调整。
第十条 科研项目完成后，项目负责人应根据各类项目的要求和规定提出财务验收申请，配合做好财务审计、财务验收等工作，并按规定编制财务决算。科研项目通过验收后，有关结题材料存档，项目负责人应及时按各级主管部门经费管理办法的相关规定办理结账手续，并在一个月内到财务处办理财务结账手续。
有多个单位共同承担一个项目的，项目负责人和合作单位的参与者应当分别编报项目资金决算，经所在单位科研、财务管理部门审核并签署意见后，由项目负责人汇总编制。
第十一条 项目负责人调离、辞职、已故、被学校除名或开除的，其以我校名义申请的科研项目及经费原则上不允许转出，应在三个月之内办理项目交接手续或与学校签订科研项目协议。辞职、已故、被学校除名或开除的项目负责人，办理项目交接手续，新的项目负责人应满足项目研究需要和国家有关要求，经所在教学院审核和科研院批准(或报请立项部门批准)，项目负责人不办理或无法办理的，由教学院办理；调离的项目负责人，与学校签订科研项目后期研究协议，并在规定的时间内结题。逾期不办理相关手续的，冻结项目经费。
第十二条 纵向科研项目结余经费和配套经费的管理：
（一）纵向科研项目结题验收后，有明确规定结项后收回项目净结余经费的，在审计处对科研经费审计后，由科研院通知财务处冻结并按规定返还相应科研项目结余经费（审计报告中确认的后续支出除外）。没有相关规定的，原则上科研院为项目负责人设立“科研发展基金”项目，在项目申报书和经费预算审批通过后，结余经费转入项目负责人“科研发展基金”账户并用于后续科研活动的直接费用，在2年后结余经费仍有剩余的，若上级主管部门对结余经费有明确文件规定的，按相关规定处理；无明确规定的，由学校收回统筹安排。
（二）纵向科研项目所有配套经费自首次配套起连续使用8年，在8年后配套经费仍有剩余的，由学校收回统筹；项目被主管部门撤项的纵向项目，学校收回剩余配套经费，项目负责人不得继续使用。
第五章 纵向科研经费支出与报销管理
第十三条 高校严禁违规使用科研经费。学校科研人员应严格按照预算批复或合同（任务书）的支出范围和标准使用经费，严禁以任何方式挪用、侵占、骗取科研经费；严禁编造虚假合同、编制虚假预算；严禁违规将科研经费转拨、转移到利益相关的单位或个人；严禁购买与科研项目无关的设备、材料；严禁虚构经济业务、使用虚假票据套取科研经费；严禁在科研经费中报销个人家庭消费支出；严禁虚列、伪造名单，虚报冒领科研劳务性费用；严禁借科研协作之名，将科研经费挪作它用；严禁设立“小金库”。凡属违纪违规使用、报销科研经费的，财务部门应当拒绝办理。
第十四条 严格经费转拨支出管理。向合作单位转拨经费，应由项目负责人提出申请，提供经批复的预算书、合作合同和合作单位资质证明材料等资料，经科研院和财务处审批后，按照预算和合同约定的外拨经费额度、拨付方式、开户银行和账号等条款办理。项目负责人对合作业务的真实性、相关性负责。
第十五条 严格执行国家政府采购制度的规定。使用科研经费购买设备、材料、劳务费等，符合政府招标采购条件的，应严格履行招标采购程序与手续。
第十六条 认真执行国家有关资金结算制度，严格控制现金支付。
（一）项目实施中发生的会议费/差旅费/国际合作与交流费、小额材料费和测试化验加工费等，按规定实行公务卡结算。
1.自驾车或租车进行科研活动的，须事前填写《湖南文理学院自驾车/租车进行科研活动审批表》，由项目负责人和所在教学院（部门）负责人签名审批后实施，相关费用经财务处审核后方可在会议费/差旅费/国际合作与交流费内列支凭票据报销；在报销时，还须提供用车的有效证明，如出差审批单和（或）异地住宿费发票、过路过桥费等附件，以上附件须与出差时间前后对应，单次租车费用在2000元以上的，还须提供与汽车租赁公司签订的租车协议。
2.针对野外考察、社会调查、心理测试等特殊活动发生的餐饮住宿、数据采集等各类费用，不易取得合规发票或财政性票据的，必须事前填写《湖南文理学院野外考察等特殊科研活动审批表》，由项目负责人和所在教学院（部门）负责人签名审批，经批准后，财务处方可凭有效证明按程序据实报销。
（二）项目实施中发生的设备费、大宗材料费和测试化验加工费、劳务费、专家咨询费、专家鉴定费等支出，原则上通过银行转账方式支付。
1.报销劳务费原始凭证上一般应有领取人姓名、工作单位、身份证号、银行账号、发放金额、领取人签字等信息。
2.在基层偏远山区（林区）的季节性劳务用工费用，无法办理银行卡汇款业务的，可以不通过银行转账，按照审批程序据实报销。
3.报销专家咨询费的原始凭证上应有领取人姓名、工作单位、身份证号、咨询内容、咨询时间、开支标准、银行账号、发放金额、领取人签字等信息。
第十七条 在科研经费不超支的前提下，科研经费报销审批程序如下：
（一）单张票据支出经费在1万元以内的，由经手人签字—项目负责人审批。
（二）单张票据经费在1万元（含1万元）至3万元以内的，由经手人签字—项目负责人审批—教学院分管科研院长审批—科研院负责人审批。
（三）单张票据经费在3万元（含3万元）至10万元以内的，由经手人签字—项目负责人审批—教学院分管科研院长审批—科研院负责人审批—分管科研校领导审批。
（四）单张票据经费在10万元以上的（含10万元），由经手人签字—项目负责人审批—教学院分管科研院长审批—科研院负责人审批—分管科研校领导审批—分管财务校领导审批—校长审批。
第六章 监督检查与考核评价
第十八条 项目负责人负责研究计划的实施，按要求如实做好项目的《年度进展报告》。对不认真开展研究工作而未取得研究成果或不按时报送《年度进展报告》，又不在规定期限提出延期报告的项目负责人，科研院可中止其项目经费的使用。不按期结题的科研项目，科研院根据年度进展报告延缓或终止项目经费使用。
第十九条 项目组和项目负责人应自觉接受政府主管部门、科研经费主管部门、财务主管部门、社会中介机构和校内开展的科研经费监督检查。对检查中发现的问题，应及时落实整改。
第二十条 学校审计、纪检监察等部门应加强对科研经费的内部审计和监督检查工作。
第二十一条 学校建立科研经费考评制度，对科研项目经费使用的社会效益和经济效益进行评价，将考核结果作为项目申请、经费分配、绩效奖励、成果报奖等对科研项目支持力度的重要依据。
第二十二条 在我校推行科研财务助理制度。科研财务助理是指为完成科研项目任务选聘的从事与科研项目相关工作并由项目经费支付劳动报酬的人员。科研财务助理为科研人员在项目预算编制和调剂、经费支出、项目资金决算和验收等方面提供专业化服务。根据项目主管部门要求，结合项目的实际需要，项目负责人决定是否设置科研财务助理，如设置，则由项目负责人到科研院备案，相关费用在该项目劳务费中支出。
第七章 附 则
第二十三条 本办法中与科研项目主管部门的规定不一致的，以主管部门的规定为准。
第二十四条 本办法自发布之日起实施，原《湖南文理学院科研经费管理办法》（校政字〔2015〕44号）作废；学校纵向科研项目经费管理一律按本办法执行。
第二十五条 本办法由科研院负责解释。
湖南文理学院党政办公室 2017年6月5日印发
